今晚參加一個由網友成立的讀書會進行一些經驗分享,談到的是客戶提案簡報主要準備些什麼以及提案中放入哪些數字可以提高提案成功率。

在開始這個分享之前,其實對於此讀書會提出的問題我思考了很久,一直在想要怎麼樣去談會比較容易令人理解,又可以搭配具體實務面給與聽眾更高的共鳴。因此整個話題分享之焦點,我依舊放在「人為中心策略」的思考上,因為提案的對象是「客戶」,客戶跟你我一樣都是人,既然是人,首要去思考的就是這個人他的狀況、位置、角色、職權、職能與地位上。考慮這點其主要目的是為了要切入案子的專業之前,得先切入人的心中。

為什麼先切入對方的心中會那麼重要?其關鍵是透過接觸的窗口去間接理解他的工作狀態、職場位階、組織架構、影響層級。做這件事情,一般來講就是我們所謂的篩選客戶,將此用來做為評估該位客戶是否為主要需要集火攻擊之目標,又或者只不過是一位訊息傳遞者,弄清楚對方狀況,可以省下許多不必要的時間浪費。

再者是,能不能主導客戶又是另外一碼事,簡報提出去,如果客戶的問題是一個接著一個來,這分兩種面向,一種是刻意留伏筆給對方問,藉此套客戶入圈子裡,另外一種是沒意料到客戶會問,這就是準備功夫不夠,而這一應對沒做好,相對就會落入一堆問與答之間的惡性循環。失去發言的主導權、掌控權,相對就失去後續駕馭事情(客戶)發展的機會。

回到簡報上,因此簡報要分幾個不同階段,我通常是分成「探路、奉位、提要」這三階段。探路,顧名思義就是丟些試探性的資訊出去給客戶,去探看看客戶的反應、回應,留下一些預設客戶應該要問的問題,有問到的話通常就代表客戶有花心思看過簡報。至於奉位,講白點就是有點拍馬屁,在前一個階段的探路過程中,大致上就得累積足夠客戶情資,用以做為接下來去本位立場,站在客戶的角度,去真正思考這位客戶(人)想要的是什麼。

這邊指的「想要什麼」,不是一般純粹的工作需求,而是這一位同為在職場上工作者,對方本身對自己工作的期望、期待、期許各是什麼,有哪些事情可以協助對方,有什麼樣的工作可以減輕對方煩惱、有什麼樣的麻煩能夠幫忙解決,同樣回到「以人為中心」的服務思考面上。滿足了個人需求,才能滿足群體需求,因為那正是整件事情成不成的敲門磚。

最後,從一個人「滲透」進整個全體,掌握了部門組織的人員狀態,同時也掌握了內部的決策流程,這時候問題的層次就應該帶到「如何影響對方的決策模式,甚至是成為對方的決策要素。」簡單的來講,也就是「提要」,提對方所需要,在先前的兩個階段,打通了人的問題,之於後續的事,那才是所謂的「專業服務對上客戶需求」,進入此階段之前,其實到不需要花太多心思一開始就做個嚇死人不償命的超級提案簡報,這只會增加成本的負擔,甚至讓一些有心的客戶來凹企畫案。

「提要,提客戶所需要」,有可能這需要完完全全就是由提案方來主導,並強勢的掌控客戶依照這方向、路徑前進,而非一開始客戶模糊不清還在打磨的需求。會這麼做的原因是「用專業領導專業,可卻用內行來帶外行。」說這句話的背後,其實富含許多背景因素以及執行技巧與方法,可最重要的關鍵不外乎就是「避免後續專案發展事態變化過大,導致變動成本急速增加,面臨前進不是,停也不是的窘境。」

三個階段各別不同提案內容,全都圍繞著「人」,其核心關鍵在於「掌控主導優勢,順應客戶情勢,拿捏發展態勢。」專業要讓人覺得有價值,那就是要證明自己能做出有價值的事情,而不是純粹做大多數人會做、該做之事。想要彰顯自己的價值,先從那些與其他人所做之事有所區隔不同開始,走別人覺得難走的路,做別人認為難做的事,看別人懶得去看的局,試著去參透人與人之間的關係,相對就會找出自己應該明確發展的道路。

簡報,不過就是工具,工欲善其事必先利其器。怎麼去「利其器」,還得端看用的人懂不懂得如何去用,會用的,器自然能發揮好效用,不會用的,器不過就只是個器,少了人,什麼都不是。

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