行政人員,在公司裡時常被當成打雜小妹呼來喚去,看起來最不重要,可是沒有的時候,公司就好像缺手缺腳,很多事情做起來就是不順、不通。

曾面試過好多行政人員,其中有一位特別引起我的注意力。她是一位中年婦女年約46歲,才剛進入會議室,她就一直對著我笑,而且額頭上還都是汗水。我尚未開口,她主動就說:「主管你好,我剛剛前一間公司面試的時間耽誤較久,來到這邊有點趕,所以講話會有點喘,請多多見諒。」

我笑了笑回她,我問她說:「妳需不需要時間先喘口氣,等一下我們再來談?」她說:「沒關係啦,主管你的時間很忙,我們直接面試就可以了。」我點了點頭,一樣微笑著回她。

正要開始談之前,因為她桌上有同事先替她倒好的水,我直接請她先喝口水,緩和一下情緒,她又說:「主管,不用啦,我自己都有帶水,謝謝你。」然後她看了一下我面前沒有水,直接將水移到我前面,並且跟我說:「主管,這杯水給你喝,我有水喝你沒有,所以給你喝。」對於她的熱情,我又用了個微笑回她並感謝她。

面試過程中,她的專業跟經歷於一問一答之中沒有什麼特別出色之處,整個在專業的評等上看來好像比一些其他較為年經的應徵者來說弱勢不少。很快的,面試就結束了,正要走出會議室時,因為會議室的數十張椅子在前一場會議沒有收好,她就順手將每一張椅子擺好。

而當我跟她說:「不用了啦,還勞煩妳這麼做,這我們自己來就好了。」

她說:哎呀,做媽媽的人,實在看不慣東西這麼亂,讓我來整理吧。椅子堆好,她又到白板的地方將我剛剛面試時介紹公司的組織架構圖還有一些服務與產品說明的文字全部擦掉,接著將每隻白版筆分顏色、分可用度、分區塊的放好。

這些小動作反而引起我注意力,我問她說:「怎麼會突然幫忙擦白板呢?」

她回:因為以前老闆都跟她說公司白板上都會寫重要的東西,離開會議室一定要擦掉,不然給外人看到或是不相關的人看到會有不好的影響,再來是白板久久不擦就會很難清理了,所以看到就要擦。

我不再只是微笑,有點眉開眼笑,看著她瞬間覺得如沐春風,一位大我10歲的媽媽,在這些事情上好計較,看在我心中實在很窩心。而我手上拿著的衛生紙,順手要找個地方丟,她主動問我:「主管,垃圾要不要我幫你丟,我這邊有個塑膠袋,來,你的垃圾給我,我幫你丟。」我說了聲謝謝回絕她,而她又繼續說:「來啦,給我,我幫你丟。」

我跟她說:「外面有垃圾桶,走出去的時候我順便丟一下就好了。」她說:「我知道啊,所以讓我幫你丟,這是一種禮貌,是一種工作習慣,以前老闆的桌面都是我幫他整理的,所以我習慣替主管處理這種工作小事。」

我們走出會議室,到了門口,而門口本來就有設計一個接待區,裡面有雜誌跟報紙,還有許多的型錄。過去,那一區就像是被轟炸過一樣,東西亂疊亂塞亂放,沒有人想要去整理,即便有人去整理也只是將東西擺整齊而已。

送她出門時我看到接待區,看到接待區整個很不一樣。我突然問了她說:「你剛剛有整理這邊嗎?」

她說:有啊,因為之前在等主管你面試,我坐在這邊又閒不住,看這邊亂亂的就想說順手整理一下。我仔細看了一下她整理過的空間,她將所有的雜誌分門別類放好,並依照不同的期數將其順序排上去,然後她將放在桌上使用列印過的A4紙撕開來,做成不同的標籤,夾在雜誌跟雜誌中間。

整個接待區不僅是被整理過,甚至還被『編目』過,我問她:「誰教妳要這樣做的呢?」她說到以前老闆很愛訂雜誌給員工看,幾乎每一種都訂,結果公司內都一大堆,有一次她想到要整理,結果發現整理完大家也不大容易去找,所以做了標籤跟一本書籍管理借閱清冊,裡面有所有的書籍跟借過的記錄。

心中對這位前來應徵的人已經從原本勉強及格瞬間拉到近乎滿分的狀況。我又問她,妳老闆怎麼願意放你走呢?妳很優秀又很棒,為什麼會讓你離開公司?她說:老闆過世了,接手的小孩子有自己的想法,而她剛好有陣子想要休息,所以藉那機會離開公司,在家中陪老公跟小孩。

走到電梯門口,我看到永遠都是散亂不堪的雨傘架完全變的整齊又整潔,我問她:這該不會是妳幹的好事吧。

她不好意思的說:對啊,因為下雨我把雨傘要放到桶子裡時插不進去,雨傘很多又亂擺,她看不過去就整個整理起來,順便將長度接近的歸類於一起,收縮傘則一併放在旁邊架子上,她不知道哪來的想法,將公司丟在門外的衣架變成掛架,用來掛那些有吊帶的伸縮傘。

至此,我對於她的表現完全看在眼裡,我送她下電梯,她用著燦爛愉快的笑容跟我說聲再見。

那是我生日前兩週的事情,在我還沒決定人選之前,在我生日前一天,突然收到她送來的一張賀卡,上面寫著面試時的感謝內容以及祝我生日快樂,並且附上一小顆手工聖誕樹給我,提早祝賀我聖誕節。

看到後,我立刻撥電話給她,詢問她求職狀況,她說工作還沒找到,年底了不大好找,我問她說:「那妳有沒有興趣來我們公司呢?」她說:因為有點年紀了,對公司都是純粹做資訊跟網路還有軟體她不大熟,所以不大好意思到我們公司來上班,她怕專業能力不夠、軟體操作不大熟會影響工作表現。

後來我轉介她到我太太相關的金控公司去,過沒幾年,現在她已經高升行政總監,現在她甚至已經能做開出行政管理系統需求規格並且與相關單位的人溝通協調她的想法與期望呈現知效果。而我當初還想在一場30分鐘左右的面試中就將她刷掉。

專業或不專業,看的是用什麼心態、態度做出什麼樣的結果、成果。人好不好,從她做出來的事情就看得出來。用人用才,那也得要有識才能力。

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